- Есть ли у вас план, мистер Фикс?
- Есть ли у меня план? Да у меня целых три плана!
(м/ф «80 дней вокруг света»)
На тему этого поста меня натолкнул один короткий разговор: знакомый приобрел электрическую зубную щетку и на мой вопрос: «зачем она тебе?» ответил – «экономить время, которого всегда не хватает». Мол, на обычную чистку зубов мы тратим порядка 2-3 минут, а так можно обойтись максимум минутой – экономия! С одной стороны – да, но с другой – если вам постоянно не хватает времени, спасут ли вас лишние 60 секунд? Может быть, проблему стоит решать более системно?
По вопросам тайм-менеджмента есть много как серьезной, так и популярной литературы. И большинство советов сводятся к довольно простым с виду (но совсем непростым в исполнении) правилам.
1) Выделяйте приоритеты
Когда скапливается много дел и время забито до отказа, многие перестают отличать действительно важное от второстепенного, и это не удивительно. Выйти из лихорадочного состояния спешки помогает «инвентаризация» задач на определенный промежуток времени (день, неделя). Какие из них являются наиболее важными? Какие нужно и можно решить в первую очередь? Что можно отложить или не делать вовсе?
Задачи можно разделить как по времени, так и по степени важности:
| краткосрочные | первоочередные |
| среднесрочные | средней важности |
| долгосрочны | те, что можно сделать в последнюю очередь |
2) Научитесь говорить «нет»
И чтобы сказать «нет», не пожалев об этом, нужно понимать, когда это можно сделать, а когда – не стоит. Способ довольно прост: задайте себе вопрос «Что случиться, если я скажу «нет»? Насколько серьезны для меня будут последствия?».
(В скобках можно добавить, что эти же вопросы помогают отделить действительно важные дела и действительно важных людей от тех «хронофагов», которые лишь занимают время, ничего не давая взамен.)
3) Делегируйте полномочия, разделяйте обязанности
Основное правило делегирования звучит так: «все, что может сделать подчиненный – должен делать именно он». Однако есть исключения – вопросы, которые не стоит поручать другим:
- общая стратегия развития (компании, отдела),
- постановка целей, задач и контроль итоговых результатов,
- выбор исполнителей, прием на работу и увольнение,
- вопросы оплаты труда, поощрений и наказаний.
В любом деле, если оно успешно развивается, рано или поздно наступает момент, когда один человек уже не может справляться со всеми обязанностями. И вот тут на первый план должен выйти ваш талант организатора – умение правильно сформулировать задачу, выбрать исполнителя и проконтролировать результат.
4) Используйте метод «лягушки»
Практически у каждого из нас есть дела, которые так и хочется отложить «на потом». Обычно это несрочные, чем-то неприятные (или просто скучные) обязанности, но избавиться от них вовсе, увы, невозможно. Специалисты по тайм-менеджменту называют такие дела «лягушками» и настоятельно рекомендуют употреблять хотя бы по одной в день. Инвентаризируйте всех своих «лягушек», разбейте самые большие из них – на несколько этапов. Взяться за все сразу – просто не поднимется рука, а вот по одной в день – не так уж и страшно, не правда ли?;)
5) Outlook, «напоминалка», календарик…
Речь идет о любых вспомогательных средствах, которые помогут вам распланировать время и не забыть что-то действительно важное. Кто-то осваивает для этого специальные программы – например, Microsoft Outlook, кто-то отмечает важные дела и встречи в ежедневнике, а кому-то достаточно настенного календаря или стикеров-«напоминалок» на рабочем ПК.
За образец планирования дня можно взять алгоритм по материалам Г.Архангельского.
Алгоритм планирования дня:
- "жесткие" встречи
- "гибкие" встречи
- результатно-ориентированный список задач
- приоритезация задач в списке
- резервы времени
Яна Кононенко