Хронофаги или «пожиратели времени» – именно так, по меткому выражению неизвестного автора, называют все те мелкие дела, которые способны незаметно отнять у нас весомую часть рабочего времени. Согласно опросу, проведенному известным порталом hh.ua., в тройку лидеров здесь вошли:
- просмотр новостей,
- социальные сети,
- работа с электронной почтой.
(Хотя лично я бы добавила еще пару «монстров»: не в меру общительных коллег и бесконечную бумажную возню).
Но здесь речь пойдет не об «Одноклассниках», новостных порталах и Facebook, а о вполне безобидной и даже полезной электронной почте.
Как настроить почту, чтобы она стала вашим помощником, а не очередным «пожирателем времени»?
1) Личная и деловая переписка - в отдельных ящиках.
Надеюсь, у Вас уже есть как минимум 2 электронных ящика: для деловой и личной переписки. Что может быть хуже, чем искать деловое письмо среди кипы рекламных рассылок и прочего спама...
У Вас нет личной переписки? Но зато наверняка есть пара-тройка регистраций на развлекательных сайтах, новостных порталах, в социальных сетях и т.д. Вот для них-то и нужен «личный» почтовый ящик.
Важный нюанс: лучший логин для «рабочего» ящика – ваше имя или фамилия (например, Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.). Не стоит указывать дату рождения – не облегчайте работу хакерам. Еще один пример неудачного логина для рабочей почты – см. на фото.
2) Почтовый клиент.
У Вас есть несколько рабочих ящиков, и на каждый из них может прийти важная информация? Заведите почтовый клиент. Среди бесплатных самыми популярными можно считать: Microsoft Outlook Express, Opera Mail, Mozilla Thunderbird.
3) Звуковые уведомления.
Настройте звуковые уведомления о приходе сообщений на рабочий ящик (именно на рабочий, а не тот, что предназначен для личной переписки). Эта функция есть практически в каждом почтовом клиенте, и она избавит Вас от необходимости проверять почту, чтобы не пропустить важное письмо.
4) Часы для работы с почтой.
Запланируйте определенные часы, когда Вы будете разбираться с письмами, не требующими срочного ответа. Например, пусть это будет один час в конце рабочего дня или час после обеденного перерыва. Как правило, работа с почтой не требует напряжения умственных сил, поэтому на нее можно отвести самые «ленивые» и непродуктивные часы.
5) Заполнение subject.
Используйте subject ("тема письма") и договоритесь с корреспондентами, чтобы они делали то же самое. Зачем это нужно? Все входящие письма можно разбить на несколько папок (по тематике, проектам и т.д.) и настроить почту так, чтобы каждое новое письмо попадало в «свою» папку, согласно указаниям в subject.
6) "Правильная" подпись.
Рассматривайте подпись, как визитку, и Вы сэкономите время себе и своим новым партнерам. Согласно деловым стандартам, в подписи должно быть Ваше имя, фамилия, рабочий и (по желанию) личный телефон, адрес офиса, веб-сайт.
7) Автоответчик.
Уезжая в отпуск или долгую командировку, воспользуйтесь автоответчиком. Составьте краткое сообщение о том, когда Вы сможете ответить и с кем можно связаться в Ваше отсутствие – это сообщение будет автоматически отправлено любому, кто напишет Вам письмо. Как настроить автоответчик – можно прочитать здесь.
Яна Кононенко