Если совещание можно не проводить – его лучше не проводить
(Людмила Богуш, тренер по управлению временем)
Зачем нужны совещания? Для обмена информацией, выработки командных решений, оповещения сотрудников о важных переменах… думаю, вы сами можете продолжить этот список. И тем не менее, каждому, наверное, приходилось участвовать в совещаниях, которые не приносили ничего, кроме чувства потерянного времени.
Некоторое время мне довелось работать в организации, где совещания проводились следующим образом:
- строго во вторник, независимо от того, есть повод для обсуждения или нет;
- в присутствии всех сотрудников (даже если обсуждаемые вопросы не имели никакого отношения к работе 50% участников);
- без четкого регламента (заходя в кабинет, никто не знал, когда из него выйдет);
- если целью было ознакомить сотрудников с новым приказом, инструкцией – документ не раздавался на руки, а зачитывался вслух (независимо от его длины);
- в конце – с обязательным вопросом к руководителям каждого подразделения: «вам есть что сказать?» (без уточнений – что хотят услышать и по какому вопросу). А сказать, как правило, было нечего, поскольку все рабочие вопросы решались на внутренних собраниях и планерках.
В общем, если бы нужно было составить список «вредных советов», боюсь, эти совещания послужили б отличным примером.
Тем не менее, собирать коллектив для обсуждения важных вопросов время от времени нужно. И многие компании вырабатывают свои методы борьбы с потерей времени на совещаниях.
Компания Google предлагает следующие принципы:
- Все важные вопросы должны решаться оперативно, «на месте», не дожидаясь собрания.
- Любое совещание должно иметь четкие временные рамки. Вице-президент Google для этого использует экран с большим циферблатом, на котором идет отчет времени до конца совещания.
- Если предмет обсуждения слишком широк, лучше разбить его на несколько модулей, для рассмотрения которых потребуется не более 10-15 минут.
37Signals
Джейсон Фрайд, основатель компании – ярый противник всяческих заседаний, «Национальный день бойкота рабочих совещаний» – одна из его экстравагантных идей. Фрайд считает, что любые собрания, прежде всего, отрывают людей от реальной работы. А если уж совещание необходимо, то оно должно быть:
- максимально коротким, сжатым,
- с четким расписанием,
- с минимумом участников.
Большую часть совещаний Фрайд предлагает заменить сервисами группового общения – это что-то наподобие чата, в котором каждый участник может задать волнующие его вопросы и в течение дня получить ответ.
Technically Media
Эта компания, напротив, хороший пример того, как совещание может стать инструментом командного взаимодействия. Работа строится по следующим принципам:
- собрания проходят регулярно (раз в неделю) для обмена идеями, отслеживания текущих проектов, постановки новых задач;
- активно используется «мозговой штурм»;
- на каждом совещании проводится краткий обзор предыдущего – какие задачи были поставлены, какие из них решены, анализ возникших проблем.
Подведем итоги? Итак, по советам консалтинговых агентств, идеальное совещание должно иметь:
Четкую цель и расписание
Как отмечают специалисты, большое значение имеет формулировка задач: лучше, если это будет не «обсудить», «вынести на рассмотрение», «подумать над…», а «принять решение», «дать задание исполнителям», «назначить ответственных».
Временные рамки
Оптимальное время для оперативных совещаний – 20-30 минут, для проблемных – не более 1,5-2 часов. Если собрание длится дольше, внимание участников все сложнее удержать, начинаются посторонние разговоры, телефонные звонки, перекуры и т.д.
Минимальное количество участников
Другими словами, только те, кто имеет непосредственное отношение к проблеме. Исключение – информационные и разъяснительные совещания по вопросам, которые касаются работы компании в целом – здесь может понадобиться присутствие всего коллектива.
Итоги в виде распределения задач
Участники совещания должны в результате не только сложить представление о проблеме, но и получить четкое руководство к действию.
В принципе, тема совещаний столь обширна, что здесь можно говорить еще о многом: о выборе времени, подготовке, вопросах организации… Но пусть это станет темой для следующих постов).
Яна Кононенко