Для того чтобы провести тендер качественно, необходимо грамотно организовать отбор компаний для его проведения и к этому следует подойти весьма ответственно. Итак, у вас есть коммерческая недвижимость, да еще и в разных регионах. И вам необходимо ее обслуживат

Для того чтобы провести тендер качественно, необходимо грамотно организовать отбор компаний для его проведения и к этому следует подойти весьма ответственно. Итак, у вас есть коммерческая недвижимость, да еще и в разных регионах. И вам необходимо ее обслуживать. В такой ситуации, рано или поздно вы придете к необходимости проведения тендера. Тендер – это как демократия, наихудший способ, но лучший из известных.

Для того чтобы провести тендер качественно, необходимо грамотно организовать отбор компаний для его проведения и к этому следует подойти весьма ответственно.

Рано или поздно

Итак, у вас есть коммерческая недвижимость, да еще и в разных регионах. И вам необходимо ее обслуживать. В такой ситуации, рано или поздно вы придете к необходимости проведения тендера. Тендер – это как демократия, наихудший способ, но лучший из известных.

Отбор участников

Это не просто основополагающий этап, он самый сложный в этом деле. К нему нужно подойти очень ответственно. Если вам не удастся отобрать компании на основании тех требований, которые вы изначально поставите, то перед тем, как эти требования снижать, нужно оценить все риски.

Не буду останавливаться на тех требованиях, которые и так понятны, остановлюсь только на тех, что обычно упускают. Итак, основные требования:

Отмечу, что компаний, которые соответствуют подобным требованиям, много не будет. Поэтому на следующем этапе вам не придется слишком долго выбирать. Но именно выставление реальных требований на этапе отбора убережет вас от лишней работы в будущем.

Еще существенные критерии

Сравнивая ценовые предложения, нужно быть готовым к тому, что прайс-листы различных организаций могут существенно отличаться. Поэтому имеет смысл взять какой-то один из вариантов и предложить остальным участникам прописать свои цены в том прайс-листе, который вы им предоставите. Некоторых, из-за несоответствия внутренних систем учета, такой вариант может не устроить, и тогда вам придется сравнивать цены не буквально, а сопоставляя работы.

Если ваш тендер на выполнение заявок (не по фиксированной абонплате за услугу поддержания объектов в исправном состоянии), то у вас наверняка будут разные коэффициенты наценки в зависимости от срочности работ. Те работы, которые выполняются по аварийным и срочным заявкам, вероятнее всего, будут стоить дороже, чем текущая/стандартная заявка. И это абсолютно правильно.

Первые требуют немедленного выезда мастера, причем часто для выполнения небольшого объема и/или не самых дорогостоящих работ. А вторые (стандартные) заявки могут выполняться в момент, когда сервисной компании это удобно, существенно экономя время на дорогу.

Мы раньше обходились без таких коэффициентов, работая на условиях одной усредненной цены на все виды заявок. Однако, при добросовестном подходе к выполнению договорных обязательств и ведению дел такая система себя не оправдывает.

Также нужно иметь в виду, что те, кто реально собирается выполнять условия, под которыми подписался - обычно многого не обещают. Напротив, они ведут себя осторожно и внимательно подходят к каждому пункту договора.

Отсрочки по оплате выполненных работ

Как правило, клиенты просят отсрочку оплаты выполненных работ. Причем, часто просят увеличить срок, даже если это экономически необоснованно. Давайте не забывать, что средняя (и неизбежная) отсрочка платежа от момента выполнения работ в размере 14 дней у вас есть априори. Даже в том случае, когда в договоре прописана оплата «по факту». Но что на практике означает «по факту» и почему в реальных условиях это почти не возможно? Компания-заказчик физически (технически) не успевает быстро «провести» документы по всем инстанциям согласования – в силу внутреннего регламента. Таким образом, 14 календарных дней отсрочки платежа возникают автоматически. Но это в самом идеальном случае. В реальных условиях срок может быть гораздо больше. И по этой же причине, к примеру, указанные в договоре 45 дней автоматически означают 60 – конечно, ни одного подрядчика такие сроки не прельщают.

Гарантии в нашем деле

Гарантия обычно выдается на 6-12 месяцев, в зависимости от конкретных работ и (что очень важно) от длительности гарантии на используемые комплектующие и запасные части.

Но это уже относится к условиям договора, а им стоит посвятить отдельную статью.

Дмитрий Пасечник
основатель группы компаний «Техподдержка»
66