Для того, щоб провести тендер якісно, необхідно грамотно організувати відбір компаній для його проведення, а до цього слід підійти дуже відповідально. Отже, у вас є комерційна нерухомість, та ще й у різних регіонах. І вам потрібно її обслуговувати. У такій сит

Для того, щоб провести тендер якісно, необхідно грамотно організувати відбір компаній для його проведення, а до цього слід підійти дуже відповідально. Отже, у вас є комерційна нерухомість, та ще й у різних регіонах. І вам потрібно її обслуговувати. У такій ситуації рано чи пізно ви прийдете до необхідності проведення тендеру. Тендер – це як демократія, дуже поганий спосіб, але найкращий із відомих.

Для того, щоб провести тендер якісно, необхідно грамотно організувати відбір компаній для його проведення, а до цього слід підійти дуже відповідально.

Рано чи пізно

Отже, у вас є комерційна нерухомість, та ще й у різних регіонах. І вам потрібно її обслуговувати. У такій ситуації рано чи пізно ви прийдете до необхідності проведення тендеру. Тендер – це як демократія, дуже поганий спосіб, але найкращий із відомих.

Відбір учасників

Це не просто основний етап, він найскладніший у цій справі. До нього треба підійти дуже відповідально. Якщо вам не вдасться відібрати компанії на підставі тих вимог, які ви спочатку поставите, то перед тим, як ці вимоги знижувати, потрібно оцінити всі ризики.

Не зупинятимуся на тих вимогах, які й так зрозумілі, зупинюся тільки на тих, що зазвичай упускають. Отже, основні вимоги:

Зазначу, що компаній, які відповідатимуть цим вимогам, багато не буде. Тому на наступному етапі вам не доведеться надто довго обирати. Але саме виставлення реальних вимог на етапі відбору вбереже вас від зайвої роботи у майбутньому.

Ще декілька суттєвих критеріїв

Порівнюючи цінові пропозиції, треба бути готовим до того, що прайс-листи різних організацій можуть суттєво відрізнятись. Тому має сенс взяти якийсь один із варіантів та запропонувати решті учасників прописати свої ціни в тому прайс-листі, який ви їм надішлете. Деяких учасників через невідповідність внутрішніх систем обліку такий варіант може не влаштувати, і тоді вам доведеться порівнювати ціни не буквально, а порівнюючи роботи.

Якщо ваш тендер на виконання заявок (не про фіксовану абонплату за послугу підтримки об'єктів у справному стані), то напевно будуть різні коефіцієнти націнки у залежності від терміновості робіт. Ті роботи, які виконуються за аварійними та терміновими заявками, найімовірніше, коштуватимуть дорожче, ніж поточна/стандартна заявка. І це абсолютно правильно.

Перші вимагають негайного виїзду майстра, причому часто для виконання невеликого обсягу та/або не дорогих робіт. А другі (стандартні) заявки можуть виконуватися у момент, коли сервісній компанії це зручно, суттєво заощаджуючи час на дорогу.

Ми раніше обходилися без таких коефіцієнтів, працюючи на умовах однієї усередненої ціни на всі види заявок. Проте, за сумлінного підходу до виконання договірних зобов'язань та ведення справ, така система себе не виправдовує.

Також треба мати на увазі, що ті, хто реально збирається виконувати умови, під якими підписався – зазвичай багато не обіцяють. Навпаки, вони поводяться обережно та уважно вивчають кожен пункту договору.

Відстрочка з оплати виконаних робіт

Зазвичай, клієнти просять відстрочку оплати виконаних робіт. Причому часто просять збільшити термін, навіть якщо це економічно необґрунтовано. Не забуваймо, що середнє (і неминуче) відстрочення платежу від моменту виконання робіт у розмірі 14 днів, у вас є апріорі. Навіть у тому випадку, коли у договорі прописано оплату «за фактом». Але що на практиці означає «за фактом» і чому в реальних умовах це майже неможливо? Компанія-замовник фізично (технічно) не встигає швидко «провести» документи за усіма інстанціями узгодження – через внутрішній регламент. Отже, 14 календарних днів відстрочки платежу виникають автоматично. Але це в ідеальному випадку. В реальних умовах термін може бути набагато більшим. І з цієї причини, наприклад, зазначені у договорі 45 днів автоматично означають 60 – звісно, жодного підрядника такі терміни не спокушають.

Гарантії у нашій справі

Гарантія, зазвичай, видається на 6-12 місяців, залежно від конкретних робіт і (що дуже важливо) від тривалості гарантії на комплектуючі та запасні частини.

Але це вже стосується умов договору, а їм варто присвятити окрему статтю.

Дмитро Пасічник
засновник групи компаній «Техпідтримка»
57