Для того, щоб провести тендер якісно, необхідно грамотно організувати відбір компаній для його проведення і до цієї справи слід підійти дуже відповідально...

Рано чи пізно

Отже, у Вас є комерційна нерухомість, та ще й в різних регіонах країни. І Вам, безумовно, необхідно її обслуговувати. В такій ситуації, Ви, без сумнівів, рано чи пізно прийдете до необхідності проведення тендеру. Тендер - це як демократія, вкрай поганий спосіб. Але, на жаль, кращий з відомих.

Відбір учасників

Для того, щоб провести тендер якісно, необхідно грамотно організувати відбір компаній для його проведення. И це не просто основний, але і самий складний в справі етап. До нього слід підійти дуже відповідально, і якщо Вам не вдасться відібрати компанії на підставі тих вимог, які Ви напочатку виставите, то перед тим, як починати ці вимоги занижувати, слід вкрай ретельно оцінити всі ризики.

Я не стану вказувати ті вимоги, котрі й так зрозумілі, зупинюся лише на тому, що зазвичай упускають. Отже, основні вимоги:

  • підтверджений час роботи в цій сфері і рекомендації клієнтів;
  • кількість офіційно оформлених співробітників. Причому, ця кількість повинна бути порівняною із тими завданнями, які Ви будете компанії доручати. Це не означає буквально, що всі співробітники, які можуть бути задіяні в сервісному обслуговуванні Ваших об’єктів, повинні бути власними співробітниками обслуговуючої компанії. Однак, мінімум 70-80% необхідних працівників повинні бути офіційно в штаті компанії. Для того, щоб потенційні підрядники «не шахраювали», просіть надати звіт 1ДФ і копії паспортів/трудових книжок.
  • цілодобова диспетчерська служба. Компанія повинна довести, що вона дійсно має змогу приймати Ваші заявки в будь-який час протягом доби (якщо, звісно, Вам потрібна ця опція);
  • система «прозорої» роботи із заявками. У компанії повинно бути відповідне ПЗ (програмне забезпечення) для обліку заявок, які надійшли і Ви повинні мати можливість онлайн перегляду реєстру Ваших заявок в будь-який час і в режимі реального часу;
  • наявність реального офісу компанії (потрібно відвідати і переконатися);
  • наявність складу/складів компанії (також відвідати і переконатися);
  • перевірити наявність судових проваджень щодо компанії. Це питання не зовсім очевидне в тому плані, що інформація, ніби, у відкритому доступі є, однак якщо не зрозуміло, що із нею робити, то і користі від неї особливо немає. Самі по собі факти наявності/відсутності якихось «багатолітерових» записів у реєстрах, навряд чи, сприяють адекватному висновку. Це все до того, що якщо компанія існує не 1 рік, то у неї із 90% вірогідністю будуть якісь випадки, зафіксовані в судовій історії. Однак тут сенс в тому, щоб не просто встановити факт наявності таких справ, а з’ясувати, як вони вирішуються або вирішені фактично і на сьогодні. Справа в тому, що на практиці ситуація виглядає наступним чином: молода компанія без відомостей про таку історію – це ще і близько не свідчить про те, що у неї все добре. Фактично це означає лише те, що невідомо – добре все, чи ні.
  • наявність дозвільної документації: відповідних ліцензій і дозволів. В ідеалі, на все, що Ви будете доручати компанії, у неї повинна бути документація. Це не обов’язково має на увазі те, що компанія всі 100% робіт буде виконувати своїми власними силами. Цілком можливо, що щось вона і доручить субпідрядникам, але Вам буде значно спокійніше, якщо буде розуміння: у Вашого основного партнера всі дозволи є в наявності.
  • наявність служби охорони праці на підприємстві і посвідчень у співробітників про проходження відповідних навчань із наступним допуском до виконання конкретних видів робіт. Сюди ж відносяться посвідчення від незалежних навчальних центрів.
  • бажано, аби Ваша служба безпеки мала можливість перевірити всю отриману інформацію прямими (або непрямими) методами. Це суттєво знизить Ваші ризики.

Одразу зазначу, що компаній, які відповідють таким вимогам, багато не буде. І тому на наступному етапі Вам не доведеться дуже довго обирати. Але саме виставлення реальних вимог на етапі відбору вберігає Вас від зайвої роботи на наступних етапах.

Ще суттєві критерії

Порівнюючи цінові пропозиції, потрібно бути готовим до того, що прайс-листи різних організацій можуть відрізнятися досить суттєво. Тому Вам слід взяти за еталон якийсь один із варіантів і запропонувати іншим учасникам надати свої ціни в тому прайс-листі, який Ви їм надасте. Деяких через невідповідність внутрішніх систем обліку такий варіант може не влаштувати и тоді ціни доведеться порівнювати не прямим методом, а порівнюючи безпосередньо роботи, що є досить трудомістким завданням і потребує великої уваги.

Якщо у Вас тендер на виконання заявок (тобто без абонентської плати за фіксовану послугу по підтриманню приміщень в робочому стані), то у Вас, напевно, будуть різні коефіцієнти націнки в залежності від терміновості робіт. Тобто ті роботи, які відносяться до аварійних і термінових, швидше за все, коштуватимуть дорожче, ніж поточна/стандартна заявка.І це правильно. Правильно тому, що аварійна і термінова заявки потребують термінового візиту майстра, причому часто для виконання невеликого обсягу і/або не дорогих робіт. Наприклад, замінити автомат, який перегорів - зовсім не дорого коштує, але для того, щоб це зробити (якщо майстра немає поряд із об’єктом, як буває в 99% випадків), потрібно доїхати туди и потім звідти, и весь цей час співробітник витрачає на дорогу, а не працює. Поточна/стандартна заявка, навпаки, може бути виконана в момент, коли сервісній компанії це зручно, і, таким чином, час, який витрачається на пересування, буде зведений до мінімуму. Ми, наприклад, раніше обходилися без таких коефіцієнтів, працюючи на умовах однієї усередненої ціни на всі види заявок, однак із нашим підходом до ведення справ (в гарному сенсі) така система себе не виправдала. Не виправдала тому, що періодично трапляються ситуації, коли хтось з клієнтів потрапляє «в блокування» через відсутність своєчасних оплат. А ми ж не можемо його зовсім кинути напризволяще. І тому, коли він подає аварійні заявки, нам доводиться їх виконувати - як правило, собі в збиток. А це зовсім не відповідає правильному підходу до ведення бізнесу.

Також потрібно мати на увазі, що ті, хто реально збирається виконувати умови, на які підписується, як правило, «золотих гір» не обіцяють! Навпаки, вони будуть вести себе обережно і уважно ставитися до кожного пункту договору.

Відносно відстрочки по оплаті виконаних робіт

Клієнти, як правило, просять відстрочку оплати виконаних робіт. Причому, часто просять її більш тривалу за часом, ніж це економічно обгрунтовано. Ось тут давайте не забувати, що, виходячи з практики, середня (фактично, неминуча) відстрочка платежу від моменту закінчення виконання робіт, тривалістю приблизно 14 днів, у Вас є апріорі. Навіть в тому випадку, коли в договорі зафіксовані умови оплати «за фактом». Але що на практиці означає «за фактом» і чому в реальних умовах це майже неможливо? Тому що компанія-замовник буквально фізично (технічно) не може швидко «провести» документи по всім інстанціям, задіяним в процесі погодження цих документів – просто в силу діючого механізму/регламенту. Таким чином, 14 календарних днів відстрочки платежу виникають буквально автоматично. Але це ще в самому ідеальному варіанті. В реальних умовах це може бути значно більше. І з цієї ж причини, наприклад, вказані в договорі 45 днів автоматично означають 60 – звісно ж, жодного підрядника такі терміни не приваблюють.

Гарантії в нашій справі

Гарантія зазвичай надається на 6-12 місяців, в залежності від конкретних робіт і (що дуже важливо) від тривалості гарантії на використовувані комплектуючі і запасні частини.

Але це вже стосується умов договору, а їм краще присвятити окрему статтю.

Дмитро Пасічник
засновник групи компаній «Техпідтримка»

КонтактиЗавжди раді Вашим питанням

Ваше ім'я(*)
Будь ласка, вкажіть ім'я

Телефон(*)
Будь ласка, вкажіть вірний телефон

E-mail(*)
Будь ласка, вкажіть вірний email

Повідомлення
Введен недействительный тип данных

(*)
   ОновитиВведен недействительный тип данных